Entlastung für den „Faktor Mensch“
Digitale Dokumentenmanagement-Systeme im medizinischen Labor
Die Sicherung der Qualität nimmt in den medizinischen Laboratorien seit Jahrzehnten eine zentrale Rolle ein. Sie trägt in hohem Maße zur Effektivität und Effizienz der Leistungserbringer im Gesundheitswesen bei. Ein Software-gestütztes Dokumentenmanagement-System kann helfen, den hohen Anforderungen gerecht zu werden.
Schlüsselwörter: Dokumentenmanagement-System, Qualitätssicherung
Qualität und Niveau der medizinischen Laborleistungen sind in Deutschland ausgesprochen hoch. Dazu trägt wesentlich die Qualitätssicherung von Prozessen und Inhalten sowie deren operativer Umsetzung im technischen und akademischen Bereich bei. Allerdings ist das Streben nach höchster Qualität aufgrund der hierfür erforderlichen Organisation und Dokumentation mit hohem personellem Aufwand verbunden und es besteht die Gefahr, dass der Kernbereich „Labormedizin“ zunehmend bürokratisiert wird. Die Suche nach einer geeigneten Qualitätsmanagement-(QM-)Software ist ein guter Ansatz, diese Nachteile zu mindern.
Der entscheidende Faktor im Qualitätsmanagement ist immer noch der Mensch. Auf dem Weg zu einer umfassenden Qualitätssicherung müssen zunächst die bestehenden Prozesse durch Mitarbeiter des Labors aufgenommen, bewertet, eventuell optimiert und dann schriftlich fixiert werden. Daraus resultieren Basisdokumente, aus denen sich die Inhalte des übergeordneten Qualitätsmanagementhandbuchs sowie weitere notwendige Dokumente und Strukturen (Verfahrensanweisungen, Checklisten, Organigramme usw.) ergeben. Konservativ erfolgt dies oft noch mittels Schreib- oder Standard-Softwareprogrammen sowie nachfolgender Archivierung von Hardcopies. Um auf diese Art erstellte Dokumente und Aufzeichnungen wirkungsvoll zu lenken, sind in den Laboren umfangreiche Ressourcen notwendig.
Die Anforderungen
In modernen Laboratorien wird der Fokus daher verstärkt auf eine Dokumentenlenkungs-Software gerichtet. Eine wesentliche Anforderung an eine solche Software ist die gesetzes- und normenkonforme Abbildung der Dokumentenstruktur, um so zum Beispiel der DIN ISO EN 9001, DIN ISO EN 15189 oder anderen Regelwerken zu entsprechen. Neue, IT-gestützte Dokumentenmanagement-Systeme setzen dabei auf eine papierlose Generierung und Verwaltung der Dokumente über die workflowgeregelte Freigabe und Lenkung bis hin zur Archivierung von Aufzeichnungen.
Vorteilhaft ist hierbei eine browserbasierte, plattformunabhängige Anwendung, die ohne zusätzliche Software ihre Funktionalität erlangt. Um der Dynamik in der Entwicklung solcher Systeme angemessen Tribut zu zollen, müssen Schnittstellen vorhanden sein, die volatile Daten, z. B. aus dem LIS (z. B. Referenzwerte, Materialien), automatisiert einspielen können. Softwaresysteme, die solche Optionen bereits integriert haben, oder Systeme, die durch den Nutzer einfach angepasst werden können, sind von Vorteil. Um Daten aus anderen Softwareprogrammen zu übernehmen, sind innerhalb der elektronisch erstellten Dokumente vorab formatierte Datenfelder erforderlich. Fließtext ist dagegen obsolet.
Die Implementierung
Man darf sich beim Umstieg auf eine solche Dokumentenverwaltungssoftware nicht der Illusion hingeben, dass dieses moderne Qualitätsmanagement initial weniger Arbeit bedeutet. Eher im Gegenteil: Insbesondere der Anfang ist hier schwer und das Denken in Datenbankstrukturen will erst einmal gelernt sein. Die Realität, vor allem bei einem Wechsel vom papier-gestützten zum papierlosen System, überholt schnell die Versprechen der diversen Hersteller, dass dieser Vorgang einfach zu bewerkstelligen sei.
Sobald das System aber erst einmal zum operativen Einsatz gebracht ist, folgt nach unserer Erfahrung bald die Erkenntnis, dass sich die Mühe gelohnt hat, weil Lenkung und Austausch überarbeiteter Dokumente schneller und unkomplizierter gelingen. Die Nutzer merken rasch, dass die regelmäßige Überwachung der Dokumente und die operative Umsetzung der Qualitätssicherung wesentlich einfacher geworden sind.
Die Anwendung
Bei kooperativen Formen von Laboratorien, zum Beispiel in Verbundsystemen, ist mit einem browserbasierten Lenkungssystem auch eine laborübergreifende, einheitliche Umsetzung des Qualitätsmanagements möglich. Dadurch lassen sich Redundanzen an den einzelnen Standorten vermeiden, was wiederum zu einer signifikanten Reduktion an Arbeit und zu einem Zeitgewinn führt. Voraussetzung für eine verbundweite Steuerung aller Dokumente ist die Fähigkeit der Software, Benutzerrechte und Einsichtnahmen gezielt zu steuern. Es muss sich festlegen lassen, welche Inhalte für alle bzw. welche nur standort- oder personenbezogen zur Verfügung stehen.
Ebenso sollten unterschiedliche Themenbereiche, z. B. für Verbundstrukturen, für Hochleistungslaboratorien mit einem sehr umfangreichen Qualitätsmanagement, für Labore in stationären Einrichtungen mit einem deutlich geringeren Umfang an Dokumenten, für den POCT-Bereich oder auch für administrative Ebenen, klar voneinander zu trennen sein. Die Trennung muss nicht nur technisch im Sinne von „lesen“ und „bearbeiten“ erfolgen, sondern jedes Dokument sollte durch eine eindeutige Kennzeichnung einem bestimmten Bereich zugeordnet werden können.
Eine moderne Software steuert und dokumentiert auch die Kenntnisnahme von neuen oder geänderten Dokumenten durch die Mitarbeiter. Hilfreich sind hierbei automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgabenlisten beim Einloggen und digitale Unterschriften. Außerdem gehört die automatisierte Erstellung, Anpassung und Fortschreibung von Übersichtslisten mit Hervorhebung der Änderungen gegenüber vorangegangenen Versionen zur Vorbereitung von Audits oder Akkreditierungen zu den wesentlichen Eigenschaften eines elektronischen Dokumentenmanagements.
Insgesamt ist eine einfache, intuitive Bedienung der Software ein entscheidendes Kriterium für die Akzeptanz bei allen Beteiligten. Sie unterstützt idealerweise nicht nur die Arbeit der Qualitätsmanagementbeauftragten, sondern aller involvierten Personen bei der Umsetzung anstehender Aufgaben und Termine, was den internen Workflow optimiert und positiv zur Produktivität beiträgt.
Zu guter Letzt ist auch die interaktive Schulung ein Ressourcen-schonendes, modernes Attribut. Hier sollte die Möglichkeit geboten werden, Testfragen oder ganze Schulungsprogramme zu erstellen, die Leistungen zu kontrollieren und Schulungserfolge zu dokumentieren, sowie ein Mahnwesen säumiger Schulungsteilnehmer zu integrieren.
Fazit
Moderne Dokumentenmanagement-Systeme sind zunehmend sinnvoll und erforderlich, um den wachsenden Qualitätsansprüchen zu genügen, umfangreichen gesetzlichen und normativen Verpflichtungen gerecht zu werden, sowie der dadurch steigenden Arbeitsbelastung entgegenzuwirken. Der Einsatz einer softwaregestützten Lösung ist daher zukunftsweisend und meist innerhalb eines überschaubaren Zeitrahmens rentabel. Letzten Endes kommt dies demjenigen zugute, für den die Analytik erfolgt: dem Patienten.
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