Die Sicherung der Qualität nimmt in den medizinischen Laboratorien seit Jahrzehnten eine zentrale Rolle ein. Sie trägt in hohem Maße zur Effektivität und Effizienz der Leistungserbringer im Gesundheitswesen bei. Ein Software-gestütztes Dokumentenmanagement-System kann helfen, den hohen Anforderungen gerecht zu werden.
Schlüsselwörter: Dokumentenmanagement-System, Qualitätssicherung
Qualität und Niveau der medizinischen Laborleistungen sind in Deutschland ausgesprochen hoch. Dazu trägt wesentlich die Qualitätssicherung von Prozessen und Inhalten sowie deren operativer Umsetzung im technischen und akademischen Bereich bei. Allerdings ist das Streben nach höchster Qualität aufgrund der hierfür erforderlichen Organisation und Dokumentation mit hohem personellem Aufwand verbunden und es besteht die Gefahr, dass der Kernbereich „Labormedizin“ zunehmend bürokratisiert wird. Die Suche nach einer geeigneten Qualitätsmanagement-(QM-)Software ist ein guter Ansatz, diese Nachteile zu mindern.
Der entscheidende Faktor im Qualitätsmanagement ist immer noch der Mensch. Auf dem Weg zu einer umfassenden Qualitätssicherung müssen zunächst die bestehenden Prozesse durch Mitarbeiter des Labors aufgenommen, bewertet, eventuell optimiert und dann schriftlich fixiert werden. Daraus resultieren Basisdokumente, aus denen sich die Inhalte des übergeordneten Qualitätsmanagementhandbuchs sowie weitere notwendige Dokumente und Strukturen (Verfahrensanweisungen, Checklisten, Organigramme usw.) ergeben. Konservativ erfolgt dies oft noch mittels Schreib- oder Standard-Softwareprogrammen sowie nachfolgender Archivierung von Hardcopies. Um auf diese Art erstellte Dokumente und Aufzeichnungen wirkungsvoll zu lenken, sind in den Laboren umfangreiche Ressourcen notwendig.
Die Anforderungen
In modernen Laboratorien wird der Fokus daher verstärkt auf eine Dokumentenlenkungs-Software gerichtet. Eine wesentliche Anforderung an eine solche Software ist die gesetzes- und normenkonforme Abbildung der Dokumentenstruktur, um so zum Beispiel der DIN ISO EN 9001, DIN ISO EN 15189 oder anderen Regelwerken zu entsprechen. Neue, IT-gestützte Dokumentenmanagement-Systeme setzen dabei auf eine papierlose Generierung und Verwaltung der Dokumente über die workflowgeregelte Freigabe und Lenkung bis hin zur Archivierung von Aufzeichnungen.
